Con l’avvento della tecnologia e dei nuovi metodi elettronici per ovviare le azioni che, un tempo, venivano svolte in maniera analogica, si sono trovati certamente dei metodi alternativi che non solo sono più semplici da applicare in svariati contesti, ma sono anche utili e intuitivi laddove fosse necessario catalogare e conservare grandi quantitativi di dati. Ed è proprio attraverso un nuovo metodo di catalogare e archiviare i dati inerenti a documenti di nostra proprietà che troviamo un’innovazione importante: l’archiviazione sostitutiva (approfondisci sul sito https://www.savinosolution.com/2014/05/03/cose-conservazione-sostitutiva/).
L’archiviazione sostitutiva: che cos’è
L’archiviazione sostitutiva, conosciuta anche come conservazione sostitutiva, è un nuovo tipo di processo volto a digitalizzare i documenti cartacei, da parte di esperti del settore sia giuridico che informatico, rendendoli validi e certificati mediante l’utilizzo di firma digitale e la marcatura temporale: entrambe queste ultime due forme di “timbro” garantiscono la validità e l’ufficialità di determinati documenti.
Perché si utilizza l’archiviazione sostitutiva
L’obiettivo dell’archiviazione sostitutiva è quello di digitalizzare i documenti al fine di sveltire e semplificare i processi organizzativi, sia in ambito aziendale, sia privato che statale, all’interno di un sistema, agevolandone e incrementandone l’operatività e la funzionalità. La gestione dei documenti elettronici permette di venire incontro alle esigenze moderne, migliorandone l’organizzazione e permettendone una rapida ricerca e fruibilità in caso fosse necessario.
Come funziona l’archiviazione sostitutiva
Come precedentemente segnalato, l’archiviazione sostitutiva è volta a migliorare i processi organizzativi dei documenti, tramutando i documenti cartacei in digitali senza che, questi ultimi, perdano di valore o di ufficialità. Per far in modo che un documento cartaceo ufficiale diventi un documento elettronico ufficiale, chi opera nel settore dovrà agire secondo tre differenti punti, ossia i seguenti:
1 – Acquisizione del documento cartaceo
Attraverso delle apposite attrezzature, generalmente degli scanner di ultima generazione, si effettuerà la copiatura del documento: una volta acquisito, il documento verrà sottoposto a delle verifiche che determineranno se avrà tutti i requisiti necessari, sia tecnici che normativi, per essere validato. A conclusione di questo passaggio, vi sarà il responsabile dell’archiviazione sostitutiva che apporterà il controllo di idoneità.
2 – Firma digitale e marca temporale sui documenti elettronici
A questo punto, la gestione del documento, diretta dal sistema di Archiviazione, verifica che siano apportate tutte le apposizioni necessarie per rendere idoneo e valido il documento. Infine, si inseriscono sia la firma digitale dal responsabile, sia la marca temporale, ufficializzando completamente la validità del documento.
3 – Archiviazione o distribuzione dei documenti elettronici
L’ultimo passaggio prevede che il documento elettronico certificato possa finalmente essere predisposto all’archiviazione in particolari server, oppure alla distribuzione stessa in caso esso venga ricercato e richiesto specificatamente.
L’importanza del responsabile dell’archiviazione sostitutiva
La persona che svolge il ruolo dell’archiviazione sostitutiva dovrà prestare controllo a tutte le attività legate alla conversione del documento da cartaceo a elettronico: questi compiti vengono delegati, generalmente, ad aziende esterne che, mediante un esperto, si assumeranno la responsabilità della conversione stessa dei documenti, a norma della legge vigente che ne regola le regole – articolo 7 comma 1 del DPCM del 3 dicembre 2013. La conversione dei documenti nel digitale permetterà così ai privati e alle aziende di risparmiare importanti risorse economiche che, diversamente, sarebbero state impiegate nella stampa, stoccaggio e gestione dei documenti cartacei; il risparmio, però, non sarà solamente di tipo economico, bensì lo sarà soprattutto di tempi, semplificazione ed efficenza dei processi aziendali stessi.